Фирмата има няколко души, създава се Excel таблица с основната информация и изглежда, че няма особена причина да се използва специализиран софтуер. С увеличаването на екипа и административните задачи обаче таблиците постепенно стават по-сложни, а рискът от грешки нараства.
Затова изборът между ТРЗ софтуер и Excel не е просто въпрос кой инструмент има повече функции. По-важно е колко служители се обработват, какви изчисления се правят, колко често се променят данните и доколко процесът трябва да бъде автоматизиран и проследим.
Excel има едно голямо предимство – гъвкавостта. Почти всеки може да създаде таблица според собствените си нужди. Могат да се добавят колони за заплати, бонуси, отпуски, отсъствия, работни дни и друга информация. При много малък екип и сравнително прост процес това може да изглежда напълно достатъчно.
Проблемът е, че Excel не е създаден специално за управление на труд и работна заплата. Таблицата изпълнява формулите, които някой е въвел в нея, независимо дали те са правилни. Една случайно изтрита клетка, променена формула или неправилно копиран ред може да доведе до грешка, която да остане незабелязана.
Колкото повече служители има фирмата, толкова повече стават и променливите. Основна заплата, допълнително възнаграждение, бонуси, болнични, отпуски, различни видове отсъствия, осигуровки и други обстоятелства трябва да бъдат отчетени правилно. Ако информацията се поддържа ръчно в няколко таблици, проверката постепенно започва да отнема значителна част от времето.
При специализирания ТРЗ софтуер идеята е различна. Данните за служителите се съхраняват структурирано, а повтарящите се изчисления и операции могат да бъдат автоматизирани. Вместо всеки месец да се изграждат или копират таблици, системата използва вече въведената информация и съответните настройки.
Това не означава, че специализираният софтуер премахва необходимостта от човешки контрол. Ако бъдат въведени грешни данни, резултатът също може да бъде неправилен. Разликата е, че голяма част от повтарящите се операции не зависят от ръчно прехвърляне на стойности и формули между различни файлове.
Друг съществен въпрос е историята на данните. При Excel често се появяват файлове с имена като „Заплати май“, „Заплати май финално“, „Заплати май коригирано“ и „Заплати май последно“. След няколко месеца може да стане трудно да се установи коя версия е актуалната и какво точно е било променено.
Специализираната система позволява информацията да бъде организирана по служители и периоди. Това улеснява проследяването на промени и намирането на необходимите данни, особено когато се работи с по-голям екип.
Сигурността също има значение. ТРЗ информацията съдържа лични данни и чувствителна информация за възнагражденията на служителите. Excel файл, изпратен по имейл или съхраняван на общ компютър, лесно може да попадне при човек, който не трябва да има достъп до него. Разбира се, самото използване на ТРЗ софтуер не гарантира автоматично сигурност – значение имат начинът на съхранение, потребителските права, архивирането и защитата на системата.
При малките фирми трябва да се отчете и цената. Ако има двама или трима служители и заплатите са сравнително лесни за обработване, въвеждането на специализирана система може да изглежда като ненужно усложнение. С увеличаването на персонала обаче трябва да се калкулира не само цената на софтуера, а и времето за ръчна работа.
Ако всеки месец се отделят часове за прехвърляне на информация, проверяване на формули и коригиране на таблици, Excel вече не е непременно „безплатното“ решение. Човешкото време също има цена.
Важен е и човекът, който обработва информацията. В някои фирми това се извършва вътрешно, а в други дейността е възложена на външна счетоводна кантора. При избор на счетоводител Варна или в друг град е полезно предварително да се уточни кой ще обработва ТРЗ информацията, как ще се обменят данните и какви системи ще бъдат използвани.
Excel все пак не трябва да бъде напълно отхвърлян. Той остава изключително полезен за справки, анализи, бюджети и различни еднократни изчисления. Проблемът възниква, когато една обикновена електронна таблица постепенно започне да изпълнява ролята на цяла информационна система.
Най-доброто решение зависи от мащаба и сложността на конкретната организация. За микрофирма с няколко служители Excel може да бъде достатъчен за определени задачи. Когато обаче броят на служителите расте, има множество видове отсъствия и възнаграждения и все повече информация трябва да се обработва всеки месец, специализираният ТРЗ софтуер обикновено осигурява по-добра структура и по-висока степен на автоматизация.
В крайна сметка въпросът не е дали Excel е добър инструмент. Той безспорно е такъв. Въпросът е докъде е разумно да използваме електронна таблица за процес, за който вече съществува специализиран софтуер. Когато поддръжката на таблиците започне да отнема повече време от самата работа със заплатите, това обикновено е добър сигнал, че е време да се обмисли промяна.